Informationspflichten des Konzerndatenschutzes

Informationspflichten nach Artikel 13 DS-GVO, Datenverarbeitung beim Konzerndatenschutz der Bertelsmann SE & Co. KGaA

Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) beim Konzerndatenschutz der Bertelsmann SE & Co. KGaA.

1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Die

Bertelsmann SE & Co. KGaA
Carl-Bertelsmann-Str. 270
33335 Gütersloh

ist für die Verarbeitung Ihrer nachfolgend genannten Daten verantwortlich. Wenn nachfolgend auf „wir“ oder „uns“ Bezug genommen wird, bezieht sich dies stets auf die Bertelsmann SE & Co. KGaA. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden „DS-GVO“) und dem Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden „BDSG“).

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“ oder unter der E-Mail-Adresse: datenschutz@bertelsmann.de.

2. Wofür werden meine Daten verarbeitet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund der Bearbeitung Ihres geltend gemachten Anliegens zur Erfüllung der Ihnen aus der Datenschutzgrundverordnung uns gegenüber zustehenden Rechte der betroffenen Person (im Folgenden „Betroffenenrechte“) gemäß Artikel 6 (1) c DS-GVO.

Sofern Sie unsere Mitarbeiter des Konzerndatenschutzes im Rahmen des Artikels 38 (4) DS-GVO als Datenschutzbeauftragten/externen Datenschutzbeauftragten kontaktieren, verarbeiten diese Ihre Daten gemäß Artikel 6 (1) c DS-GVO zur Erfüllung der Aufgabe als Datenschutzbeauftragter. Diesbezüglich sind die Mitarbeiter des Konzerndatenschutzes nach Artikel 38 (5) DS-GVO an die Wahrung der Geheimhaltung oder Vertraulichkeit gebunden.

Sofern Sie den externen Datenschutzbeauftragten einer Konzernfirma zur Ausübung eines Betroffenenrechts kontaktiert haben und der Vorgang einer Konzernfirma ohne Zweifel zugeordnet werden kann, wird Ihr Anliegen gemäß Artikel 6 (1) f DS-GVO zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet, es sei denn Sie weisen darauf hin, dass Sie keinesfalls eine solche Übermittlung möchten. Bitte beachten Sie jedoch, dass der externe Datenschutzbeauftragte oftmals der Mitwirkung der jeweiligen Konzernfirma bedarf. Wegen § 20 (3) PauswG ist es uns untersagt, etwaige Ausweiskopien an Dritte, also auch andere Konzernfirmen, weiterzuleiten. Vor dem Hintergrund, dass die DS-GVO kein Konzernprivileg kennt, kann es Fälle geben, in denen wir Ihr Anliegen ohne Ihre Mithilfe nicht bearbeiten können. Das ist der Fall, wenn wir nicht als externer Datenschutzbeauftragter der Konzernfirma bestellt sind oder wir Ihr Anliegen keiner Konzernfirma zweifelsfrei zuordnen können. Vor dem Hintergrund der Datenvermeidung empfehlen wir Ihnen stets, Ihre Datenschutzrechte als betroffene Person selbst direkt an die richtige Konzernfirma zu richten.

Sofern Sie als Mitarbeiter einer Datenschutzaufsichtsbehörde in Kontakt zu unserem Konzerndatenschutz (Datenschutzbeauftragter/externer Datenschutzbeauftragter) stehen, werden Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO zur Erfüllung der in Artikel 39 DS-GVO vorgesehenen Aufgaben des Datenschutzbeauftragen verarbeitet.
Im Übrigen verarbeiten wir ggf personenbezogene Daten gemäß Artikel 6 (1) c DS-GVO, um unsere Aufgaben nach Artikel 39 DS-GVO zu erfüllen.

3. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Um Ihrem Betroffenenrecht (insbesondere Ihrem Auskunftsrecht) zu entsprechen, schreibt Erwägungsgrund 64 DS-GVO vor, dass wir alle vertretbaren Mittel nutzen müssen, um Ihre Identität zu prüfen. Ohne Klärung Ihrer Identität sind wir nicht in der Lage, Ihrem Betroffenenrecht zu entsprechen.

4. Wer bekommt meine Daten?

Sofern Sie um Überprüfung einer Datenverarbeitung bei einer anderen Person oder Stelle gebeten haben, werden wir ggf. Ihre Daten an diese Person oder Stelle übermitteln, um Sie bei der Ausübung Ihrer Rechte, der Bearbeitung Ihres Anliegens zu unterstützen, den Sachverhalt aufzuklären oder eine Bewertung der Rechtmäßigkeit vorzunehmen. In diesen Fällen nehmen wir Kontakt zu dem/n dort ernannten Datenschutzkoordinator/en bzw. der Person, die für die Bearbeitung von Betroffenenrechten (insbesondere Auskunftsrechte) zuständig ist, auf. Sie können uns selbstverständlich mitteilen, wenn Sie keinesfalls eine solche Übermittlung möchten.

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir Auftragsverarbeiter weisungsgebunden ein. Sämtliche Auftragsverarbeiter erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist. Dies kann z.B. in Wartungsfällen dazu führen, dass Ihre Daten in ein Land übermittelt werden, welches nicht den gleichen Datenschutzstandard wie die Europäische Union gewährleistet. In diesem Fall stellen wir sicher, dass die Dienstleister vertraglich oder auf andere Weise ein gleichwertiges Datenschutzniveau garantieren. Sie haben das Recht, über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DS-GVO unterrichtet zu werden. Gerne können Sie über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten zudem eine Kopie dieser Garantien anfordern.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern die mit Ihnen geführte Korrespondenz in Bezug auf die Geltendmachung von Betroffenenrechten für einen Zeitraum von 3 Jahren, um die uns obliegenden Pflichten aus der DS-GVO nachweisen zu können. Ausgenommen davon ist eine zur Klärung Ihrer Identität beispielsweise als Kopie gekennzeichnete Ablichtung Ihres Personalausweises, sofern sie uns eine solche zur Verfügung gestellt haben. Diese wird diese spätestens binnen einer Woche nach Feststellung Ihrer Identität wieder gelöscht. Sofern geführte Korrespondenz gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. Geschäftsbriefe) unterfällt, werden wir diese Angaben bis zum Ende der gesetzlichen Frist, in der Regel 6 Jahre, aufbewahren. Sofern eine Verarbeitung geschäftsrelevante Auswirkungen haben kann (z.B. Anordnung einer Aufsichtsbehörde), werden wir diese aufbewahren, solange es für unsere Aufgabe nach Artikel 39 DS-GVO relevant ist.

6. Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten persönlichen Daten. Sollten Daten über Ihre Person falsch oder nicht mehr aktuell sein, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Sie haben außerdem das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe von Artikel 17 bzw. 18 DS-GVO zu verlangen. Sofern Sie uns Daten bereitgestellt haben und die Verarbeitung mittels automatisierter Verfahren auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag mit Ihnen beruht, haben Sie das Recht, diese von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Sie können einer Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO widersprechen. In diesem Fall werden wir Ihre Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können wie im Fall der mit Ihnen geführten Korrespondenz zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder haben Sie allgemein Fragen zum Datenschutz, können Sie sich jederzeit an den in Ziffer 1 genannten Kontakt wenden.

Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden und dort Beschwerde einzureichen. Die für uns zuständige Behörde ist das LDI NRW, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf. Sie können sich aber auch an die für Ihren Wohnort zuständige Datenschutzbehörde wenden, die Ihr Anliegen dann an die zuständige Behörde weiterleiten wird.

Stand: 10/04/2019