Erschließung und Strukturierung der Sammlung
In einem ersten Schritt wurden alle Objekte der Sammlung abfotografiert, die Metadaten erschlossen und in die Archiv-Datenbank übertragen. Im Zuge einer weiteren Übernahme erhielt das Unternehmensarchiv zahlreiche gebundene Matrizenpässe zu den in den Clubs und Club-Centern vertriebenen Schallplatten, wodurch diese sich nun eindeutig aus dem Bestand heraus separieren ließen. Über die Matrizenpässe, sowie den Abgleich mit den im Unternehmensarchiv aufbewahrten Club-Katalogen konnte nun erstmalig auch das Veröffentlichungsdatum vieler Club-Auflagen rekonstruiert und in der Datenbank ergänzt werden.
Neben der Gruppe von Schallplatten, die zum eigentlichen Club-Sortiment gehörten, ließen sich nun auch weitere geschlossene Ablagen innerhalb der Sammlung ermitteln: Original- und Promoauflagen vieler Schallplattenfirmen, die ausschließlich in der Planung für die jeweiligen Quartalsprogramme der Clubs eine Rolle spielten und für die „Vinyl Collection“ nicht berücksichtigt worden sind. Daneben enthielt die Sammlung weitere Gruppen von Schallplatten, die zwar kein Bestandteil des eigentlichen Club-Sortiments waren, anhand derer sich aber die Frühphase des Bertelsmann Schallplattenrings begleitend dokumentieren ließ. Diese sogenannten „Altablagen“ sind mit dem entsprechenden Vermerk in die „Vinyl Collection“ eingeflossen.
